Tu evento necesita un Community Manager y te explico por qué

30 Oct Tu evento necesita un Community Manager y te explico por qué

Si hay un evento necesita un Community Manager, da igual si es una boda, concierto o congreso de Historia. Lo que no está en las redes sociales, no existe. Por eso es imperativo alguien que gestione la comunidad que lo rodea. Desde la creación al legado, tu evento necesita una persona que lo difunda con sentido común y sabiendo qué herramientas usar antes, durante y después.

El Community Manager más allá de las marcas

A día de hoy casi todo el mundo conoce la figura del Community Manager como esa persona que hace las labores de atención al cliente, genera interacción o consigue embajadores para marcas comerciales en las redes sociales. En algunas ocasiones también aparece en partidos de fútbol, o algunos eventos tecnológicos, compartiendo en diversas redes sociales lo más destacado del momento. ¿No es una Comunión un evento social? ¿No escriben los jóvenes de hoy en día antes de un examen como la EVAU que están a punto de entrar? Entonces, ¿por qué permitimos que en cualquier acto sea el Cuñadity Manager el que se encargue de difundirlo? En cada boda tenemos un montón de invitados compartiendo sus fotos, vídeos y tuits sin control alguno, un chorreo de información malgastada.

Las necesidades de comunicación y la forma de relacionarnos han cambiado por completo con la llegada de las redes sociales, es imperativo mostrar cada paso a nuestros seguidores, demandan una atención constante y casi cualquier circunstancia cotidiana puede ser reseñable si se sabe cómo. Es el momento de dar un paso más en nuestros negocios, o de solicitar un servicio más para nuestros grandes momentos, hay que contratar una persona que, desde la programación inicial, se encargue de manera constante de crear un ambiente digital propicio para comunicar un nuevo hito en nuestras vidas.

La planificación del evento

Da igual si se trata del lanzamiento de un nuevo iPhone, o la Pasarela Cibeles; nuestro evento requiere ser tratado con la misma ceremoniosidad. Esto es, a buen seguro que habremos contratado el resto de servicios alrededor de él (o nos habrán contratado como empresa), y por tanto manejaremos muchas fechas importantes hasta el gran día. Nuestro Community Manager no puede faltar dentro de ese calendario (es más, debe formar parte de él). Habremos de proporcionarle un manual de instrucciones (Briefing) claro y conciso con nuestros proveedores, el objetivo del evento, nuestros asistentes. Todos los datos que podamos aportarles le serán de suma importancia para poder crear un producto sólido e inolvidable. Como respuesta a esto, él deberá proporcionar una planificación en Redes Sociales e Internet en la que detallará la puesta en escena previa, el desarrollo del evento y lo que hará cuando finalice el mismo (métricas, análisis, conclusiones o si habrá algún tipo de legado). Especificando contenidos, calendario de publicaciones y necesidades a tener en cuenta (tecnológicas y técnicas).

Sugerencia: prepara un decálogo/infografía para que los asistentes sepan qué se va a hacer durante el evento en las Redes Sociales (puedes incluirlo en las invitaciones, en formato digital, o en formato físico el día del evento).

Dependiendo del evento, podemos hablar de meses de antelación, aunque para una boda, una Comunión, o una puesta de largo (¿por qué no?) es suficiente un mes de antelación. Cuando ya contemos con la lista de invitados prácticamente entera confirmada, confirmar los asistentes también puede ser tarea del Community Manager. Haz listas con las familias, los distintos grupos de amigos. Contacta con ellos, pueden aportarte información de gran valor. Se acabó el típico Power Point después de la tarta nupcial, bienvenidas Bodas 2.0.

Ideas para Redes Sociales para el Community Manager antes del Evento

Página web/Blog/Página de Facebook/Grupo de Facebook: una plataforma común a todos, que puede ser abierta o privada, donde aportar contenido de valor, relevante, para nuestros asistentes. La piedra angular de nuestra relación. Hay opciones gratuitas, como wordpress.com donde tanto alojamiento como dominio no cuestan nada de nada. Aunque es mejor rascarse un poco el bolsillo y comprar el dominio (ya que nos ayudará a crear imagen de marca y ser más profesionales), como mínimo.

 Redes Sociales: no tenemos porqué estar en todas, solo en las más relevantes para nuestra audiencia. ¿En qué redes sociales se encuentran nuestros asistentes? ¿Qué tipo de evento somos? La respuesta a estas dos preguntas nos hará elegir, es mejor utilizar pocas con solvencia, que muchas y diluirnos en el espacio. Queremos que nuestros mensajes lleguen, y que nuestros asistentes también participen de lo que estamos haciendo. Un evento a día de hoy es un espacio interactivo, ya no somos comunicadores en un solo sentido, tenemos que dejar que todo fluya.

El Hashtag#: mención aparte para este símbolo, pues él será el alma mater, el santo y seña, la identificación de nuestro evento. Con él y en torno a él giraremos nuestra comunicación, gracias a él tendremos valiosas estadísticas de interacción, participación y sabremos si nuestro evento a nivel de comunicación ha sido un éxito. Deberá ser único (para ello podemos verificar en Instagram o Twitter si ya existe previamente, no queremos salir en las búsquedas con Andreíta en sus salidas nocturnas mientras mandamos fotos de una radiante novia), conciso pero que denote con claridad de qué estamos hablando.

El día del evento

Por favor, vete unos días antes para comprobar que todo funciona bien: haz acopio de baterías extras, comprueba la conexión (wifi o móvil), la luz (no es lo mismo interior, o exterior, ni día o noche), ¿vas a utilizar el móvil o el ordenador? ¿Cámara de fotos?

Llegó el gran día, nuestro evento, ahora hay que darlo todo. Vamos a ponernos cómodos, ya tenemos un cuaderno de bitácora y unas pautas por seguir, si estás cubriendo una boda, asegúrate de dar cobertura a los novios, las familias, los amigos… los niños. ¿Y si retransmitimos la ceremonia en Streaming? Eso sí, tienes que ser invisible, nada de acabar como las Grecas, cantando con el primo segundo de Calasparra. Tienes que estar antes del momento justo, haz del evento un Trending Topic. Se trata de recopilar momentos, frases memorables, instantes únicos que han de perdurar en el tiempo.

Herramientas

Muestra los entresijos, cómo se va gestando un gran evento, presenta a la gente que formará parte del gran día, que levante la mano quien no haya subido nunca una foto de su plato de comida a una red social, pues aprovechemos y enseñemos a nuestra gente esa cocina,¿por qué no un vídeo en directo de ese emplatado digno de MasterChef?. Humaniza, son gente de carne y hueso, de paso vas generando feedback e interacción con tu público. InstagramStories, FacebookLive o Periscope, te ayudarán a compartir el proceso de creación, producción y ejecución. Recuerda guardar los vídeos para usarlos después. Fomenta el vínculo con la audiencia, pidiendo sugerencias de cosas que quieran ver del proceso.

Lo que queda después de un evento

Ya se ha pasado todo, ha sido un éxito sin precedentes, por supuesto. Pero no es hora de irse a casa, ahora queda lo más importante. El cliente quiere saber sus resultados, lo mismo los padres de la dulce criatura que cumplía 18 años, no; sin embargo, para ellos también hay otras opciones. Antes de pasar a los datos, las cifras analíticas.
Agradece a los asistentes su participación, un detalle que a buen seguro les encantará sea cual fuere el evento que estabas cubriendo. Desde un sencillo mensaje de Twitter, hasta aprovechar todo el material que has creado para elaborar un vídeo. Sin duda será un gesto que ayudará a seguir fidelizando a tu público de cara a futuros eventos.

Un «¿cómo se hizo?» (making of), con anécdotas, esos momentos de nervios previos, las pruebas, todo lo que no se muestra de cualquier evento, una enlace entre los asistentes y los organizadores. También vale como muestra de agradecimiento y será un detalle muy valioso para tu producto. Los mejores momentos de la cita, testimonios de los asistentes que validen su experiencia.

Y por último, los datos, si se trataba de un evento comercial, tendrás que realizar un informe analizando la rentabilidad de tu trabajo. ¿Lograste el objetivo definido en el Briefing? No todo es dinero, a veces se buscaba notoriedad de la marca, posicionamiento global. Estudia el resultado en cada una de las redes y preséntaselo al cliente. De la misma manera, puedes presentarlo si tu público no era empresarial, adaptando esos datos a la evolución y la interacción con los asistentes.

Herramientas

Con Storify podrás crear un resumen de lo que has publicado en las Redes Sociales, admite mensajes de varias Redes Sociales, podrás poner los más divertidos o útiles. Tan fácil como arrastrar los que quieras en orden, puedes meter vídeos, enlaces, gifs, todo lo que tu creatividad disponga. Una forma original de resumir tu evento.

Si hablamos de monitorizar y del análisis de los datos del evento, te propongo TweetBinder, podrás estudiar el comportamiento de un Hashtag; en su versión gratuita te permite analizar hasta 2000 tuits de los últimos 7 días. Así como datos de participación e interacción, creando incluso informes y gráficos que podrás presentar. Una herramienta muy completa, que es igualmente válida para eventos no comerciales, (¿a quién no le gusta saber que ha sido Trending Topic, o que se ha convertido en Tuitstar por un rato?).

Y, por supuesto, Google Analytics, el Rey de las estadísticas, para analizar nuestra web.
Porque al final, si no estás en Google, no existes.

¿Para qué evento contratarías un Community Manager?